Zásady ochrany osobních údajů

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je NQ-Safe s.r.o., se sídlem Na žertvách 2247/29, 180 00 Praha 8, e-mail: konference@nqsafe.cz (dále jen „Správce“).

Správce osobních údajů tímto informuje subjekty údajů o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány na základě plnění smlouvy, oprávněného zájmu Správce, plnění právních povinností a v některých případech na základě uděleného souhlasu.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává zejména tyto osobní údaje:

jméno a příjmení,
e-mailovou adresu,
telefonní číslo (pokud jej dobrovolně uvedete),
obsah zprávy odeslané přes formulář,
údaje uvedené při registraci na workshop (zaměstnavatel, pracovní pozice, fakturační údaje, případná stravovací omezení),
případně další údaje, které subjekt údajů dobrovolně uvede v rámci registrace nebo komunikace.

Právní důvody a účely zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány na základě:

plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů,
oprávněného zájmu Správce,
plnění právních povinností,
souhlasu subjektu údajů, je-li vyžadován.

Účelem zpracování je zejména:

zpracování registrací na workshop a evidence účasti,
fakturace a související účetní povinnosti,
vyřízení dotazů a poptávek odeslaných přes formuláře webu,
komunikace s klienty, partnery a uchazeči,
vedení interní evidence kontaktů,
zajištění provozu, bezpečnosti a zlepšování webových stránek,
marketingová komunikace, pouze pokud byl udělen souhlas se zasíláním novinek.

Zapojení třetích stran

Osobní údaje mohou být zpracovávány prostřednictvím smluvních zpracovatelů, zejména poskytovatelů:

technické a aplikační infrastruktury webových stránek,
hostingových a serverových služeb,
zabezpečení a provozu informačních systémů,
transakčních e-mailů (potvrzení odeslaných formulářů a podobně).

Tito zpracovatelé zpracovávají osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro zajištění poskytovaných služeb a v souladu s platnými právními předpisy.

Registrace na workshop

Při registraci na workshop od vás shromažďujeme jméno, příjmení, e-mail, telefon, pracovní pozici, u firemní a hromadné registrace také fakturační údaje a u hromadné registrace počet účastníků. Právním základem je plnění smlouvy o účasti na workshopu a oprávněný zájem Správce na organizaci akce.

Pokud v registraci zvolíte stravovací možnost „Alergie“ a upřesníte její popis, jde o údaj o zdravotním stavu podle čl. 9 GDPR. Tento údaj je nepovinný a vyžádáme si ho jen na základě vašeho výslovného souhlasu, který v registraci potvrzujete zvlášť. Použijeme ho výhradně k zajištění vhodné stravy během workshopu.

Údaje z registrace uchováváme šest měsíců po skončení workshopu (4. 11. 2026), tedy do 4. 5. 2027, a poté je smažeme. Pro obranu proti zneužití formuláře ukládáme také zahashovanou IP adresu odesílatele, nikdy ji neukládáme v čitelné podobě.

Registrační formulář provozujeme na databázi Neon (servery v EU, Frankfurt nad Mohanem) a odesílání potvrzovacích e-mailů zajišťuje Resend. Oba jsou smluvními zpracovateli v rozsahu nezbytném pro provoz registrace. Ubytování si účastníci zajišťují sami, proto údaje z registrace nepředáváme hotelu ani jiné ubytovací kapacitě. [DOPLNIT: pokud budete registrační data předávat dalším příjemcům, například certifikační autoritě ASME nebo tiskárně jmenovek, doplňte je zde.]

Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou uchovávány:

po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a následné komunikace,
po dobu nezbytnou k ochraně práv Správce,
u osobních údajů zpracovávaných na základě souhlasu do jeho odvolání, nejdéle po dobu 3 let.

Práva subjektu údajů

Subjekt údajů má právo:

na přístup k osobním údajům,
na opravu nebo doplnění,
na výmaz,
na omezení zpracování,
na přenositelnost údajů,
podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Naposledy aktualizováno: [DOPLNIT datum při launchi].